Reiskostenvergoeding: een verplichting voor werkgever?

Volgens recent onderzoek van het CBS woonden werknemers in het jaar 2015 gemiddeld 22,6 kilometer van hun werk af. De meeste van deze werknemers ontvangen een reiskostenvergoeding van hun werkgever. Is een werkgever verplicht om deze reiskosten te betalen?

Arbeidsovereenkomst

Er bestaat geen wettelijke verplichting tot het betalen van een reiskostenvergoeding. Werkgever en werknemer kunnen hier wel afspraken over maken in de arbeidsovereenkomst. Ook wordt een reiskostenvergoeding vaak opgenomen in de (personeels-)reglementen van een werkgever. Als dit het geval is, dan is werkgever verplicht om deze vergoeding te betalen.

CAO

Het kan ook zo zijn dat in een CAO is geregeld dat een reiskostenvergoeding dient te worden betaald. Is de CAO algemeen verbindend verklaard door de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, in de arbeidsovereenkomst van toepassing verklaard of is werkgever op een andere manier gebonden aan een CAO dan is dit een verplichting die de werkgever na moet komen.

Hoogte kilometervergoeding

Een bijdrage van € 0,19 per kilometer is vrijgesteld van loonbelasting en de meeste werknemers ontvangen dan ook een reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer die overeenkomt met deze vrijstelling. Het staat een werkgever vrij om een hogere kilometervergoeding af te spreken met de werknemer, het meerdere wordt dan wel gezien als inkomen en door Belastingdienst belast als loon. Het is voor het betalen van een onbelaste reiskostenvergoeding niet van belang met welk privévervoermiddel een werknemer reist; reist hij 10 kilometer op de fiets naar zijn werk, ook dan mag een werkgever € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Een werkgever dient voorts bij de loonadministratie per betalingstijdsvak het aantal kilometers bij te houden waar een vergoeding voor is gegeven.

Openbaar vervoer

Indien een werknemer met het openbaar vervoer reist, kan een werkgever ervoor kiezen om een kilometervergoeding te betalen of hij kan de werkelijke kosten van het openbaar vervoer belastingvrij vergoeden.

Wil je meer weten of reiskostenvergoedingen of andere onkostenvergoedingen, neem dan contact met ons op!