Onterechte loonstop leidt tot verwijderen waarschuwingsbrief uit personeelsdossier

Een werkgever is in beginsel gerechtigd tot het plaatsen van aantekeningen in personeelsdossiers van zijn werknemers. Belangrijk is dat daaraan zorgvuldig onderzoek en hoor en wederhoor voorafgaan. Ook zijn de juistheid en inzichtelijkheid van de aantekeningen van belang.

Indien een werkgever zich bij het toevoegen van informatie aan het personeelsdossier niet als goed werkgever gedraagt, in strijd met andere regelgeving (zoals de AVG) handelt, of indien de in het personeelsdossier opgenomen informatie niet juist of transparant is, kan de werknemer zich daartegen verzetten. Dat gebeurde onlangs in een ietwat opmerkelijke uitspraak van Rechtbank Midden-Nederland van 12 maart 2024 (ECLI:NL:RBMNE:2024:1447).

Een werkgever heeft na een waarschuwing het loon van een werkneemster stopgezet omdat werkgever vindt dat de werkneemster niet meewerkt aan de re-integratie. Zij weigert volgens de werkgever om medische informatie aan de bedrijfsarts te verstrekken die nodig is om haar arbeids(on)geschiktheid vast te stellen. De waarschuwingsbrief van de loonstop en de loonstop zelf zijn in het personeelsdossier van de werkneemster opgenomen. Zij vordert in een procedure het verwijderen van deze brieven uit haar personeelsdossier.

De rechter oordeelt over de vraag of de stukken uit het personeelsdossier moeten worden verwijderd. Hij oordeelt dat het toepassen van een loonstop bij een zieke werknemer een verregaande maatregel is die met terughoudendheid en grote zorgvuldigheid dient te worden toegepast. Hij is van mening dat in dit geval onvoldoende is komen vast te staan dat deze werkneemster niet aan haar re-integratieverplichtingen heeft voldaan. De loonstop is onterecht en daarom moet de waarschuwingsbrief en loonstopbrief uit het personeelsdossier worden verwijderd.

Het volgende is opmerkelijk aan deze uitspraak. Toewijzing van de vordering van de werkneemster betekent niet meer dan dat de brieven waarmee zij is gewaarschuwd en waarmee een loonstop is opgelegd, uit haar personeelsdossier moeten worden gehaald. Daarmee blijven deze documenten (in een andere (digitale) dossiermap van werkgever) mogelijk bestaan. Zij heeft immers niet gevorderd dat de brieven ook worden vernietigd. Daar komt bij dat de vraag rijst of verwijdering van beide brieven uit het personeelsdossier ook betekent dat de waarschuwing en loonstop daarmee van de baan zijn. Strikt genomen is dat niet het geval, nu niet (tevens) is gevorderd dat de waarschuwing en loonstop worden ingetrokken.

Uit deze uitspraak volgt dat werknemers erop bedacht moeten zijn wát zij willen bereiken, en daarmee wát zij vorderen van de rechter.

Wil je hier meer over weten? Bel Kaper Nooijen Advocaten, wij weten hoe het zit.